2.家谱地方志常务委员会及其主要职责
国际图联在《官员手册》（Officer Handbook）中,有专门章节具体规定了各常务委员会的职责。家谱地方文献常务委员会依据规定,承担“家谱地方文献专业组”的发展、专业活动的日常组织、管理和实施。主要工作包括制定近期战略发展计划,发展会员,组织完成工作项目和本专业组在每届ＩＦＬＡ大会期间开展的各项活动,编辑出版本专业组工作通讯,协调联络与国际图联其他专业组的活动,以及与国际图联总部联系等。工作方式主要是在每年国际图联大会期间召开若干次工作会议和非会议期间通过Email等联系方式,讨论和开展工作。
家谱地方文献专业组的工作目标包括:在国际信息社会中为各国图书馆从事家谱地方文献收集、保管、研究和服务的图书馆馆员们提供一个专业研讨的讲坛;大力促进世界范围内的各国图书馆、档案馆和博物馆之间密切合作和在从事相关工作的专家学者之间建立起全球性网络;鼓励和支持各国图书馆家谱地方文献馆藏的发展、利用和读者服务工作的开展;改善国际范围内的传统和电子参考咨询服务,促进公众检索使用家谱地方文献信息资源;与各国和各地区的图书馆学会密切联系,鼓励和支持当地的图书馆员开展活动。
3 本届国际图联大会期间家谱地方文献专业组主要活动
在今年的国际图联大会期间,家谱地方文献专业组临时常务委员会共召开两次工作会议。作为新成立的专业组,在首次工作会议上宣布了常务委员会的正式成立,来自不同国家的委员对个人及所在机构的基本情况做了自我介绍,交流了信息;讨论了财务报告和本专业组工作战略发展计划;初步确定了2003年国际图联大会期间本专业组的活动;安排了宣传工作,每年定期两次出版本专业组通讯,广泛介绍和宣传家谱地方文献工作中的热点问题。
国际图联大会期间,临时常务委员会非常成功地举办了第一次家谱地方文献专业组的开放式研讨会,主题是“构建过去,投资未来”（Building on the Past，Investing in the Future）,有90多人到会参加。会上共有5人发言,他们是:英国爱丁堡代表做了主旨发言,题目是“在家谱地方文献服务中构建过去、投资未来”;此外,还有瑞典代表的“为家谱地方历史文献研究者服务——相似的过去与数字化的未来”;英国威尔士国家图书馆代表的“威尔士面对世界,世界面对威尔士”;英国苏格兰登记总局代表的“苏格兰档案网络”;和中国上海图书馆代表的“中国家谱总目编纂”。发言之后,与会者就个人关心的问题向发言者提问,并展开热烈的讨论。
临时常务委员会还组织了主题为“苏格兰家谱地方历史文献服务”的专业参观,共参观了三个图书馆或相关机构。位于格拉斯哥市的米切尔图书馆（Glasgow Michell Library）,家谱地方文献收藏有悠久的历史,服务方面很有特色。该馆家谱、地方文献的收藏特点、保存手段以及正在进行的“格拉斯哥历史”（Glasgow Story）数字化项目等给人留下了深刻印象。位于爱丁堡市的苏格兰登记总局（General Register Officefor Scotland—Information about Scotland’s People），是负责收集、整理、保存全苏格兰地区各类有关出生、婚姻、死亡、离婚以及收养等家庭档案资料记录的国家级专门机构,面向社会提供咨询和登记资料的阅览查询服务。同时,该机构还负责定期进行苏格兰人口普查工作。在登记总局,我们不仅看到了资料丰富、装订完好、管理有序的圆形书库,还在阅览室里看到人数众多的查阅者,这与我国一些图书馆地方志家谱查阅者寥寥的状况形成鲜明对照。
三、目前家谱地方文献组关注的热点问题
1 跨行业合作
图书馆、档案馆和博物馆在一些国家分属于不同的部门或行业,然而有关家谱地方文献资料的收集却分散在这些不同的部门里。如何更好地开展家谱地方文献馆藏建设、已有的资源充分利用并为用户提供便利的服务,打破行业的条条框框,发展图书馆、档案馆和博物馆之间密切的协作关系,已不可回避地摆在家谱地方文献工作者的面前。跨行业合作,共同发挥作用,也是一个今后实践中值得重视和探讨的问题。据介绍,挪威的几家机构,包括挪威博物馆管理局、全国研究文献办公室、挪威学术和专业图书馆组织和挪威公共图书馆理事会将有可能在明年联合开展工作。“档案馆、图书馆和博物馆之间的合作”已经被确定为会议主题,征集发言稿,将在2003年国际图联大会家谱地方文献专业组开放式研讨会上予以专题讨论。在即将提交的论文中既可介绍图书馆、档案馆和博物馆之间已经开展合作的成功范例,也可探讨这种合作的可能性或发展前景。