一、社会保障档案的特点
社会保障体系是国家通过立法和国民收入再分配,对社会成员由于年老、疾病、伤残、失业、贫困、低收入等多种原因出现生存困难时提供基本生活需要的一系列政策制度。社会保障档案,是指劳动部门、民政部门、社会保障经办部门及相关企业、事业单位,在进行劳动就业管理、社会保险经办、处理民政事业、推广劳动者权益、扶助社会弱势群体过程中形成的专业社会保障档案, 一般包括劳动就业、社会保险、社会义助三部分。其中劳动就业和社会保险两项专业社会保障档案, 由劳动和社会保障部门主管,社会救助专业社会保障档案由民政部门主管①。作为一项专业的管理工作,社会保障档案具有以下的特点:
1.广泛性。广泛性是指社会保障档案涉及的人员广泛。现在我国的养老、医疗等社保措施主要针对城市居民,伴随着我国社会保障体制的改革,我国参与社会保障体制的人口将逐渐扩大到农村,最终目标是全社会的所有公民,每个人在办理社会保障时都会形成社会保障档案。
2.动态性。动态性是指社会保障档案是处在动态变化之中的。每个人在其参与社会保障后,社会保障档案会随着职工工作单位的变动而发生关系转移,各项社会保障保险的缴费情况也会依据职工的工资增减而相应变化,有些社会保障保险项目如医疗保险、住房公积金等还会经常发生支用、给付等情况,这些变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录,社会保障工作的这种动态变化决定了社会保障档案的动态性。
3.人本性。人本性是指社会保障档案是以人为基本对象来办理的。个体的人是社会保障档案的最基本的形成单位,在参与社会保障后,每个人都会形成相应的档案,社会保障档案是个人参与社会保障原始凭证,也是维护个人权益的重要证据。如干部的人事档案一样,随着人的变化,个人社会保障档案也会产生相应的变化,这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后。以人为本,记录一生,服务一生。
4.规范性。规范性是指社会保障档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在:一是办理活动的规范,即各类社会社会保障保险都有统一的办理程序、缴付费标准;二是形成材料的规范,即各类社会保障保险都有规定有规范的记录卡,登记清册及报表,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料具有一致性。
二、社会保障档案管理工作中存在的问题
社会保障档案在整个社保工作的具有非常重要的地位,它是实现社会保障信息交流与共享的保证,是人民维护其合法权益的重要凭据,也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。社会保障档案管理应与社保体制发展相适应,并能促进社保事业的发展。但是,我国的社会保障档案管理工作中存在许多问题,这些问题影响了社保事业的健康发展。具体表现在以下几个方面:
1.对社会保障档案重视不够。由于社会保障档案数量巨大,工作环节繁琐,加之有关领导的不重视,对社会保障档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,在全国普遍存在,有些部门没有专门的档案室,该归档的档案没有归档,档案随意保存、丢失的情况比较严重②③。
2.社会保障档案多头管理,管理机制没有理顺。社会保障档案由于涉及的面比较广泛,在我国不同的类别社会保障档案分别归属不同的部门管理,形成了多头管理问题,造成不同的档案分属不同的部门,各部门之间信息沟通困难,一个人的保险资料分别保存在不同的机构,且管理方法各异,没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保障档案信息。
3.缺乏专业社会保障档案的管理标准和规范。社会保障档案管理缺乏国家标准,职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》,而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要,亟须修改④。在没有国家的相关标准的情况下,各地在相继制订了一些社会保障档案的地方标准,如有的地市制定了公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法,而全国许多地市则没有,造成社会保障档案的各地管理方法不统一。在社会保障档案的不同专业类别中,管理的规范和水平也不一致。