1.3 方便了读者检索。主题标引的最终目的是方便读者从主题角度去查阅文献。但是,读者不是检索语言专家,不可能花费时间、精力去学习查找规范化的主题词表以获取规范化的词语,况且,严格规范后的主题词若缺乏对它的足够认识也无法检出满意的文献。而自由词具有读者熟悉、使用频率较高的特点。采用自由主题词检索也无繁琐规则的约束,词量又大,检索标识可从文献题名、地名或正文中抽取,检索用词符合读者日常的表达习惯,读者可以自由选择能准确反映自己意图的词语作为检索词来检索所需文献。举例来说,中国新疆境内的罗布泊地处古代沟通东西文化的通道———丝绸之路的要冲,在我国古代史上享有盛名,然而,由于自然条件的变迁和社会、经济等原因,致使此地成为人迹罕至的一片荒漠,变成一个充满自然之谜的神秘地区。近年来,尤其是党中央西部大开发战略的实施,使“罗布泊”、“楼兰文化”的研究再度引起世人的关注,与此相应的文献史料及研究文集不断涌现,诸如《神秘的罗布泊》、《罗布泊科学考察与研究》、《楼兰文化研究文集》等有关文献资料。而西北地区文献标引中自由词标引的运用,使读者在检索此类书时可直接选用专指词语“罗布泊”、“楼兰文化”即可获得这方面的所有资料。可以说,自由词的使用,使检索专指度更强。正是由于自由词符合读者的检索思路,所以在很大程度上方便了读者检索,给读者检索提供了一定的自由空间。
2 质量保证
使用自由词标引西北地方文献极大地方便了读者检索。而自由词标引质量的高低将直接影响文献的检索率和利用率。标引质量的高低也是自由词能否顺利利用的关键因素。而要保证标引质量,应注意以下几个方面:
2.1 标引人员素质。标引人员的知识水平及标引技术直接影响标引质量。因此,从事地方文献标引工作的人员不但应该具有较强的专业知识,还应该具备一定的文献学、历史学方面的知识,具备掌握计算机操作技术及编目软件系统的能力。知识面要广博,要熟悉西北地区天、地、人、事、物的基本情况。同时还要具备严谨细致的工作作风及良好的质量意识。
2.2 主题分析。主题分析就是分析文献所反映的主要内容。标引人员在做自由词标引时一定要详细审查文献的书名页,阅读内容提要,浏览目次、序言、出版者的话、前言、后记和绪论,浏览全书内容。对比较复杂、分析起来有一定难度的问题要查阅文献引用的参考文献,参考各种工具书或与有关专业人员讨论研究,以形成正确的主题概念。如果文献内容中含有在提名中未反映出来的有价值的信息,可单独作为主题进行标引。这实质上是对文献所含的有独特价值的潜在知识、信息和情报的标引。标引主题可以是一个,也可以是一个以上,只要能确认其对读者、研究人员有参考价值,就可作为一个主题进行标引。举例来说,西北民族学院有位博士生写毕业论文时,用了近半年的时间在本馆西北地方文献部查阅有关“茶马互市”的资料。但是,迄今为止,还没有一本题名有“茶马互市”的研究资料或书籍。“茶马互市”分散在诸如《清代西北民族贸易史》、《陕西商帮史》、《中国丝绸之路交通史》、《丝绸之路贸易史》等书籍中,题名无法直接反映出来,给这位读者查阅造成了很大的困难。对标引人员来说,这就是一个典型的文献内容中含有而在题名中却未反映出来的有价值的主题信息。用自由词标引就可直接使用专指词“茶马互市”。将来若有读者需要此类文献,只需通过主题检索便垂手可得“茶马互市”的全部资料。由此可见,题名中未反映出来的有价值的文献信息,对读者非常重要。因此,标引人员在进行主题分析时,一定要认真细致,反复琢磨,不可遗漏有史料价值的任何文献信息。
2.3 选词。标引人员对文献内容分析找出文献主题后,凭自己的术语知识和对标引规则的理解,自主地用确切的词语来直接表达所分析的主题概念。用词一定要做到简洁、明了、准确,以符合读者的检索思路。具体讲,选词须注意:(1)使用专指词。主题词专指度越强,检准率越高,因此在标引中应优先考虑、使用与文献主题概念直接对应的专指词。比如,前面所提到的“两西建设”、“茶马互市”、“罗布泊”等专指词。(2)词的简称形式必须换成全称形式。例如《兰大校庆纪念文集》应当用“兰州大学”。(3)宗教文献的标引尽量少用“戴帽”性质的词。例如,主题是“佛经”,就不要加“佛教”。再如“大藏经”、“古兰经”等。(4)避免使用没有检索意义的词语。比如,“分析”、“应用”、“方法”等。总的说来,自由词的使用并不是滥用或随心所欲任意使用。各馆可根据具体情况制定相关的标准,以提高自由词的质量。我馆专门制定了《西北地方文献主题标引规则》,其中对自由词的使用做了一定的规定及要求。