专题数据库收藏范围应该包括地方文献专家的情况。有的时候，许多问题在现有的地方文献中是无法得到现成答案的。而地方文献专家能根据自己的学识和经验，顺利地解决问题。在传统图书馆时期，一般是重物轻人，重视显性的地方文献工作，对地方文献研究者和使用者不重视。在图书馆从传统向现代转化的过程中，在知识经济条件下，人的作用往往要超过物的作用。重视地方文献研究者的作用，把他们的基本情况、学术特长、研究方向收集起来，对地方文献工作具有重大的意义。我们在解决问题的时候，可以很方便地求教于专家，达到事半功倍的效果。
专题数据库还应该是开放式的、共建共享型的。读者在利用专题数据库的同时，还应该为数据库提供自己所拥有的地方文献。就是说，既要“下载”，也要“上传”。这对专题数据库的建设尤为重要。我们知道地方文献的特点是非公开发行的文献居多，数量多且分散，收集极为不易。如果与读者合作，在文献收集方面得到读者的大力协作，地方文献数据库建设工作就能做得更好。
3 地方文献的内容揭示
地方文献与一般的文献不同，具有明确的地方特征，对一般文献的揭示方式不一定适宜于地方文献内容的揭示。如采用《中图法》分类是揭示普通图书内容的一种有效手段，对地方文献内容的揭示则不一定很有效。 中图法》揭示地方文《献只是细分到省一级，省以下只是用统一代码进行揭示，而地方文献工作的范围一般比较小，以地市、县为主，分类法的内容揭示功能大打折扣。如有关浙江杭州和浙江宁波的地方志，其中图分类号都是K295.5无法从中看出地方性。
在对地方文献进行分类时，应加注地方文献标识，或在《中图法》的基础上编制适用于本地地方文献分类的专用地域复分表，以更有效地揭示地方文献。
揭示地方文献内容的最佳手段是主题标引，把地方文献的内容特征完整地揭示出来。地方文献的地方特色，决定了许多地方性的词可能不是标准的主题词，但在地方文献中出现的频率很高，很有地方特色。应该注意增加有地方特色的主题词，确立本地区的主题词表，做好地方文献的主题标引工作。
文献的揭示深度要加强，要对地方文献逐篇标引，包括其中重要的段落，都应该加以标引。目前的文献主题标引一般较粗，普遍以一本书作为标引对象，对文献内容的揭示不深，特别是对地方文献。如《黄宗羲全集》，如果只标引为： “黄宗羲 "全集”，这样的主题标引就没有什么意义。应该把全集的内容逐篇标引出来，加大标引的深度，这样才有意义。
专题数据库应该预留读者发表对地方文献内容评价的空间，这样对其他读者了解该文献的内容有极大的好处。在现代技术条件下做到这一点并不困难，只要把读者的评价与该地方文献链接起来就可以。读者检索到该文献后，可以同时看到前人对该文献的评价，也可以加注自己的看法。这样对读者利用地方文献会有很大的帮助。
4 与地方文献拥有者的合作
公共图书馆收藏地方文献的历史很长，有的甚至已有上百年的历史，所积累的地方文献很丰富。而高校图书馆积累的地方文献资源不多，因此，与公共图书馆等一些地方文献资源的拥有者进行合作，是高校建设地方文献专题数据库的前提和基础。让我们先来看看地方文献的收藏现状：
除了公共图书馆外，还有许多部门都在开展地方文献工作，或者保存着很大一部分的地方文献资源，如地方志办公室、档案馆、博物馆等。我们可以举一个简单的例子，如浙江宁波的余姚市，作为浙东文化的发源地，所拥有的地方文献资源极其丰富，该地对地方文献资源的保护也极为重视。余姚市图书馆就收藏了大量的地方文献并有专人负责这项工作。与此同时，余姚市还有几家单位拥有大量的地方文献，作为档案保存。余姚水利局下还建有水利志馆，收集全国各地的水利志。应该说，像余姚这样的市，地方文献的收集、整理、保存工作是做得不错的。但由于一地的地方文献分散在各个不同的部门，保存的目的各不相同，文献揭示的手段和保存方式各不相同，给读者利用地方文献造成了很大的不便。