专题数据库收藏范围应该包括地方文献专家的情况。有的时候,许多问题在现有的地方文献中是无法得到现成答案的。而地方文献专家能根据自己的学识和经验,顺利地解决问题。在传统图书馆时期,一般是重物轻人,重视显性的地方文献工作,对地方文献研究者和使用者不重视。在图书馆从传统向现代转化的过程中,在知识经济条件下,人的作用往往要超过物的作用。重视地方文献研究者的作用,把他们的基本情况、学术特长、研究方向收集起来,对地方文献工作具有重大的意义。我们在解决问题的时候,可以很方便地求教于专家,达到事半功倍的效果。
专题数据库还应该是开放式的、共建共享型的。读者在利用专题数据库的同时,还应该为数据库提供自己所拥有的地方文献。就是说,既要“下载”,也要“上传”。这对专题数据库的建设尤为重要。我们知道地方文献的特点是非公开发行的文献居多,数量多且分散,收集极为不易。如果与读者合作,在文献收集方面得到读者的大力协作,地方文献数据库建设工作就能做得更好。
3 地方文献的内容揭示
地方文献与一般的文献不同,具有明确的地方特征,对一般文献的揭示方式不一定适宜于地方文献内容的揭示。如采用《中图法》分类是揭示普通图书内容的一种有效手段,对地方文献内容的揭示则不一定很有效。 中图法》揭示地方文《献只是细分到省一级,省以下只是用统一代码进行揭示,而地方文献工作的范围一般比较小,以地市、县为主,分类法的内容揭示功能大打折扣。如有关浙江杭州和浙江宁波的地方志,其中图分类号都是K295.5无法从中看出地方性。
在对地方文献进行分类时,应加注地方文献标识,或在《中图法》的基础上编制适用于本地地方文献分类的专用地域复分表,以更有效地揭示地方文献。
揭示地方文献内容的最佳手段是主题标引,把地方文献的内容特征完整地揭示出来。地方文献的地方特色,决定了许多地方性的词可能不是标准的主题词,但在地方文献中出现的频率很高,很有地方特色。应该注意增加有地方特色的主题词,确立本地区的主题词表,做好地方文献的主题标引工作。
文献的揭示深度要加强,要对地方文献逐篇标引,包括其中重要的段落,都应该加以标引。目前的文献主题标引一般较粗,普遍以一本书作为标引对象,对文献内容的揭示不深,特别是对地方文献。如《黄宗羲全集》,如果只标引为: “黄宗羲 "全集”,这样的主题标引就没有什么意义。应该把全集的内容逐篇标引出来,加大标引的深度,这样才有意义。
专题数据库应该预留读者发表对地方文献内容评价的空间,这样对其他读者了解该文献的内容有极大的好处。在现代技术条件下做到这一点并不困难,只要把读者的评价与该地方文献链接起来就可以。读者检索到该文献后,可以同时看到前人对该文献的评价,也可以加注自己的看法。这样对读者利用地方文献会有很大的帮助。
4 与地方文献拥有者的合作
公共图书馆收藏地方文献的历史很长,有的甚至已有上百年的历史,所积累的地方文献很丰富。而高校图书馆积累的地方文献资源不多,因此,与公共图书馆等一些地方文献资源的拥有者进行合作,是高校建设地方文献专题数据库的前提和基础。让我们先来看看地方文献的收藏现状:
除了公共图书馆外,还有许多部门都在开展地方文献工作,或者保存着很大一部分的地方文献资源,如地方志办公室、档案馆、博物馆等。我们可以举一个简单的例子,如浙江宁波的余姚市,作为浙东文化的发源地,所拥有的地方文献资源极其丰富,该地对地方文献资源的保护也极为重视。余姚市图书馆就收藏了大量的地方文献并有专人负责这项工作。与此同时,余姚市还有几家单位拥有大量的地方文献,作为档案保存。余姚水利局下还建有水利志馆,收集全国各地的水利志。应该说,像余姚这样的市,地方文献的收集、整理、保存工作是做得不错的。但由于一地的地方文献分散在各个不同的部门,保存的目的各不相同,文献揭示的手段和保存方式各不相同,给读者利用地方文献造成了很大的不便。
