2.2 高校图书馆具有信息处理的专业人才及设备 相对于公共图书馆或其他信息部门来说,高校图书馆一般都拥有一批高质量的专业人才,具有信息服务的丰富经验,具有对信息的收集整理、分析加工的能力。所以,高校图书馆在文献信息的搜集、文献的加工整理、文献检索、信息研究、信息传递等方面都是比系统的、先进的、科学的。
目前,各高校在图书馆现代化建设方面投入较多,硬件设施较为齐全,软件选择也较为科学,且高校图书馆数据源充足、有建库专业人员、拥有先进设备、能多渠道筹集资金等等有利条件。加之高校大都有一批高素质的热衷于地方文化研究的专业教师,可以借助他们知识丰富且又多彩的头脑来解决文鉴定等一些科学性强的、复杂的难题。如咸阳师范学院历史雷依群教授就是这方面的专家学者,他在咸阳地下、地面出文物、文献鉴定方面成绩斐然。
3 图书馆创建地方性文献数据库的方法及措施
3.1 做好现有馆藏的整理、清点、归类工作 高校图书馆然文献收集系统、全面,但是对建一个专门的地方文献数据来说,要从浩繁的书山刊海中提取特定性质的数据,并非易事因为,地方文献及特色文献分布广泛,内容庞杂,这就要求高图书馆首先要对其馆藏进行全面的整理、理顺,然后个别归类例如,我馆在计划构建地方文献数据库时,首先制定了咸阳范学院地方文献数据库的数据收集原则,其原则如下:
ａ.确定文献收录范围,收集从古至今的有关咸阳的政治、军事、历史、经济、教育、文化等方面的文献。
ｂ.建立确定文献收录范围的程序,其程序应是首先组织馆内学有专长、知识水平较高的人员,对现有馆藏进行分析、研究和筛选;其次对筛选出来的符合地方文献数据库建库要求的文献,请有关专家学者进行鉴定,最终确定收录文献。
ｃ.确定分类标准,按照《中国图书分类法》第四版进行分类,精确到三级。
ｄ.确定标引准则。严格按照《中国分类主题词表》进行标引,并配备图书情报专业人员,专门负责标引这项工作。
ｅ.确定著录标准。数据的标准化、规范化、一致性是数据库质量的关键,我们严格按照《中国机读规范格式》进行数据著录。
3.2 做好相关文献的搜集、整理工作 要建好地方文献数据库,仅从馆藏文献中提取是远远不够的,地方文献主要靠在地方有关部门和地方人士中搜集。有了前面细致的整理、清点、归类、核对及数据录入的工作基础,就确定了文献搜集的方向和范围,其具体的搜集办法有:
ａ.派人现购。现购有两种途径,其一是采购人员多跑书店、古旧书市;其二是请教师、科研人员尤其是历史系、中文系、地理系及那些学有专长的教学科研人员代购。
ｂ.和有关部门联系。地方院校图书馆应密切和地方的有关部门加强联系,沟通互补。如和当地的公共图书馆,各地、县方志办、文化馆、档案馆联系,经常到这些部门去互通有无,这些部门一般都收集着很多反映地方文化、社会生活、风土人情、旅游等方面的文献。
ｃ.拜访地方名人和高校的专家学者。这些人大都收藏有大量的珍贵的文献资料,其中不乏有关当地的、独具特色的文献资料。对这些难以买到的文献资料,我们可以征得主人的同意,进行复制。
ｄ.分配科研阅览室(前教师阅览室)工作人员做好有关期刊文献的搜集工作。
ｅ.做好网上搜寻工作。派专门工作人员定期在网上搜寻相关文献,其期限应为一周最好,这样就能及时、没有遗漏地做好搜集工作。
ｆ.和当地政府联手,多方争取资金,开发和抢救民间的未被重视、未被开发的处于有可能会流失、毁灭的古籍文献。
ｇ.做好数据录入前的查重工作,避免数据重复,占据库容,影响用户使用。
3.3 做好数据录入工作 在选好软件的前提下,首先要制定明确的标引规则。数据录入要严格按照标引细则进行标引,搞好标引质量。这就要求数据录入人员必须掌握标引的基本知识,熟悉主题词表,能够灵活运用相适应的标引方法和规则。数据录入工作是一项长久的、艰苦细致的、繁杂、费时费力且十分枯燥的工作,所以必须配有专人负责,所配备人员不仅要具备专业的图书情报知识和认真负责、兢兢业业的工作态度,而且还必须会熟练操作计算机、扫描仪等现代化办公工具。