3 对海南地方文献数字化建设的建议
3.1 政府重视,统一领导
海南地方文献数字化建设是一个系统工程。因为地方文献数据库建设要依靠众多单位的合作,统一标准便成为十分重要的问题,它直接影响到资源库的制作质量和查询服务效果。因此,这项工程必须引起省政府及各级市、县政府领导的高度重视。省政府应该组织一个海南地方文献数字化建设协调小组,小组成员由政府官员、地方文献学专家、信息学专家、计算机专家等组成,建设小组主要负责制定地方文献数字化建设的总体方案,协调分派建库单位的征集地方文献工作,对地方文献建库单位的建库质量进行监督。从文献组配、数据处理、信息质量、网络进入等各方面制定出一系列统一的工作标准。避免重复劳动,使海南地方文献数据库标准化、规范化。
3.2 首先建设好海南地方文献书目数据库
建设海南地方文献数据库,首先要集中力量建立海南地方文献书目数据库,这是建设海南地方文献数字化的基础性工作。目前,海南省还没有编制一套本省的馆藏地方文献书目。即使一些市、县及高校图书馆编制了某地区的馆藏地方文献书目,也没有建立完整的、系统的全省地方文献联合目录。因此,首先要建设海南地方文献书目数据库,同时根据我省经济建设和社会发展的需要,分期分批地建设一些有较大政治影响和经济效益好的专题地方文献数据库。
3.3 突出重点,注意地方特色
海南地方文献数字化的建设要强调突出重点,注重地方特色,使有限的经费只用于具有地方特色的文献资料数字化建设上。目前海南各高校建设的几个地方文献数据库都很有特色,体现了海南高校图书馆对地方文献数字化建设的决心。笔者认为,海南大学图书馆能够结合海南地方重点发展的产业来挖掘海南地方文献中的旅游资源,并将之建库,是一个作为专题地方文献数据库的成功例子。
3.4 边建库,边开展地方文献的咨询服务
地方文献的数字化建设是一个长期、艰苦的工作,它将永远不断地建设下去,因此,它需要在建设的过程中不断地开发其自身的资源,充分、有效地利用其资源。文献资源也只有通过传播和利用,在现实中产生经济效益和社会效益,才能实现其真正的价值。这也是实现海南地方文献数字化的真正目的。
3.5 由共享到共建海南地方文献数据库
实现地方文献信息资源网上共享,是数字化进程的重要步骤和过程,只有将自己的数据库在网上发布,才会达到资源共享。我们知道,海南地区各个职能单位每年都编纂一些地方文献。如:海南各县志、海南年鉴、海南统计年鉴等。如果这些编纂的地方文献都数字化,在网上实现共享。那么,海南地方文献数字化工作就会全面地展开,在统一领导、互相协调的基础上真正实现共建、共享。
3.6 补漏、补缺海南地方文献数据库,对现有的数据库及时更新
除了以上几所高校的建库外,如海南各县志的数据库、海南族谱数据库、海南海洋数据库、海南地理数据库、海南特产数据库、海南人物传记数据库等尚未建设,根据海南省的发展情况应及时补上。对已经建成的数据库,数据的更新必须及时。
3.7 选择优质的建库软件
数据库建设是一项庞大的信息工程,存在一个不断补充、不断完善的渐进过程。不管是建立文摘数据库,还是全文数据库,都必须高起点,在应用软件的选择上,最好选用那些技术成熟、标准化程度高的软件。目前金胜桥、清华同方的ＴＰＡ,它们可以使海南地方文献在网络上真正实现共建、共享。缺点是使用软件的价格太贵。因此,政府应在资金方面给予大力支持。
3.8 数据库的安全防护
任何数据库的建设都要考虑到安全性。因此要采取各种保护和防备措施避免地方文献信息开发工作中针对文献数据、系统运行及其他内外部技术或非技术性故障,注意防范在网络运行中各系统间、网络间的日常化问题。要经常强化内部的严格管理,制定有效的工作制度,加强责任心教育,配备可靠的技术力量,搞好日常维护工作。同时,要坚持严密的技术安全监控,不断提高自身的防护能力[4]。加强安全制度建设,学会用法制手段来保护自己。技术上要保持相对优势,从而能有效抵御不速之客的随时入侵。