1.采购集成。采购订单MRP(物料需求计划)中由系统自动生成,财务与也可以人工维护。采购订单的处理步骤包括打印采购计单、打印收货票据、维护收货、打印索赔单、维护审批程序、打印退货单、打印存储清单、打印采购发票、处理已交货的采购订单。
2.销售集成。销售与财务集成的会计业务在销售订单的处理过程中自动生成记账凭证。销售订单根据销售合同或销售报价单由系统自动生成,也可以人工维护。销售订单的处理步骤包括打印订单回执、打印领料单、生成出库通知单、维护交货、打印装箱单、打印提货单、打印销售发票及处理已交货的销售订单。在维护交货并下达产品出库通知单时,系统自动生成结转产品销售成本的记账凭证,产品销售成本按标准成本结转。在打印销售发票时,系统即自动生成记账凭证,确认应收款和销售收入,应收款和销售收入的金额根据销售订单金额和税率进行。
3.生产集成。生产与财务集成的会计业务包括生产领料、工序成本核算及产品完工入库业务。这些都是在生产订单的处理过程中,由系统自动生成记账凭证。生产订单一般在MRP(物料需求计划)中由系统自动生成,也可以人工维护。生产订单的处理步骤包括打印生产订单、下达生产订单、生产领用物料、工时信息、报告工序完工。报告订单完工、产品入库、结算生产订单、生产订单存档等。
4.库存集成。如前所述,库存都是在订单的处理过程中由系统自动生成记账凭证。对于维修设备领料、物料的盘盈与盘亏业务,因为不涉及到任何订单。所以不能通过订单来处理,而通过库存调整来处理。我们根据业务的性质,事先维护好各种库存调整原因,并建立好库存调整原因与总账科目的对应关系,在进行库存调整时,输入库存调整原因,系统根据库存调整原因自动选择总账科目,并根据物料或其它项目自动选择分账。
三、使用网络化财务系统应注意的几个及解决
(一)极注意的几个问回
1.网络财务安全管理不能令人满意。
财务系统作为经营的内部核心,有别于可以公开推销的信息(如销售、采购信息)一般不宜公开,而将企业财务系统置于Internet上通过WEB登录进行财务处理查询等工作无疑给企业带来了许多安全隐患。由于使用的是开放式的TCP/IP协议,以广播的形式进行传播,容易出现拦截侦听、口令试探和窃取、身份假冒以及其他如内部难以控制等问题,其财务数据的安全性差,为病毒的侵入与黑客的攻击提供了机会。推行网络财务后,财务管理和业务管理实现了一体化,企业的经营管理活动几乎完全依赖于网络系统,如果企业对网络的管理和维护水平不高或疏于管理监控,一旦网络系统瘫痪将严重企业的整体运行。
2.缺乏高素质的网络财务人员。
缺乏高级网络财务人员是网络财务不能顺利施行的另一个重要因素。网络技术运用于企业财务涉及到整个企业经营管理模式的变革,相应财务人员素质的要求和职能也就有了不同。我国现有财会人员1200多万人,其中中专以上学历者占47%,适应新形势的复合型网络财务人才十分缺乏。网络财务涉及到企业和个人从思想观念上对财务管理的理解和认识更新和转变。在财务求更新的情况下,也难以使人们对网络财务形成一个完善、正确的认识,仅靠培训和是无法得到高素质的网络财务人才的。没有好的人才,也就没有好的网络财务管理。
(二)解决育法
1.对于实行网络化财务管理的企业来说,内部控制极为重要。笔者认为可以从技术和制度两方面进行控制:
(1)技术保护。其主要包括:加强对系统用户的控制;加强对会计数据信息的保护;加强系统通信过程的保护;加强对数据处理过程的保护;加强对计算机病毒的防护。
(2)制度保障。其主要内容包括:加强工作流程如数据准备环节、系统运行环节、财务管理环节、档案管理环节的制度控制;加强操作管理制度。
2.企业应大力引进商务与信息管理技术。
