（二）、电子文件的制作过程要职责分明
电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。
（三）、建立电子文件全过程管理的制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。
电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。
（四）、建立电子文件管理的记录系统
纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。
总之，维护电子文件的凭证作用，涉及到多方面因素，它有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善，还需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每个环节堵塞信息失真的隐患，这些都是维护电子档案凭证作用的重要措施。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。
一、 电子文件原始性的认定
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：
（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。