2.地方文献的科学管理是保障。地方文献的管理主要有分散管理和集中管理两种形式。实践证明,集中管理优于分散管理,既方便文献的补充与开发,又便于读者的检索与利用。集中管理由许多工作环节构成。(1)详细登录。地方文献按不同类型、不同载体形式分别进行财产登记。(2)科学分编。按地方文献学科内容分类,取著者号为书次号,集中同类同著者的不同著作,便于管理和利用。(3)标准著录。地方文献必须按照国家有关标准进行标引著录,以“ＣＮＭＡＲＣ”作机读目录数据格式,为地方文献数据库建设打好基础。(4)合理排架。地方文献应采用集中专藏、分类排架法。设立地方文献专用库,并划分若干区域,根据不同载体类型,外型特征购置不同资料架,分门别类存放各类地方文献。(5)严格管理。一是健全制度,制定读者借阅规则、工作人员岗位职责等地方文献管理细则;二是专人负责,配备具有地方文献知识、熟悉馆藏、有责任心的专业人员管理。再则,修补整理收集的地方文献,有些是破损的旧文献,有些是零碎的散页,需要及时修补、整理、装订,保证其完整性。
3.地方文献的全面开发是核心。即根据读者各种需求,将地方文献进行不同类型、不同方式、不同深度的整理、加工,活化为动态的信息情报源。(1)编制多种目录。首先,编制多套馆藏地方文献目录。按文献出版形式划分为古籍、普通图书、期刊、报纸、视听文献等种类,每类按学科、主题、题名、责任者等检索途径标引编排,分别编制分类目录、主题目录、题名目录、著者目录。含于其他资料中的地方文献应作参见款目析出,保证地方文献的完整性。其次,编制各种地方文献专题目录,根据馆藏特色和读者实际需求,编制专题性目录。再则,编制地方文献联合目录,图书馆纵横联合、合作编制地方文献联合目录,实现资源共享。最后,编制地方文献待访目录。通过各地各馆各种目录的查检并编制缺藏待访地方文献目录,为收集者和读者提供参考线索。(2)编制各种索引。地方文献内容广泛,形式多样,分布零散,可见,编制各种索引显得十分重要。一方面将分散的地方文献论文资料线索,分门别类编制专题索引,另一方面,将不同知识点的地方文献提取摘录下来,注明出处和位置,编制主题索引、地名索引、著者索引等目录索引,详尽地揭示地方文献线索和内容特征。(3)编写摘要和提要。在编制地方文献目录索引的基础上,进一步编写内容提要和摘要,更加详尽地揭示内容信息,便于读者充分检索和利用。(4)汇编专题资料。地方文献分布零散,某一专题或主题文献分散于不同类型、不同学科或综合性文献中,采用复制、摘抄、剪辑等手段将其抽取析出,集中汇编成册。