3、从地方文献的内在特征进行分析
地方文献的涵盖范围具有综合性,包括了各个领域,可称"地方小百科"。作为一般读者来讲,可以通过地方文献来了解当地的基本概貌,加深对本地情况的熟悉程度;作为学者和研究员,则可以通过地方文献全面并有侧重地分析、研究地方性问题,为当地发展提出决策参考。这一切,都有助于各类读者从地方文献的信息含量中受到启发与借鉴,有针对性地解决地方实际问题。
可见,加强地方文献资源建设既必要也可行。
三、加强省级馆地方文献工作的思路与对策
1、搞好地方文献的调查研究,做好地方文献的补充工作。
首先搞好书目调查。利用有关工具书和目录检查馆内地方文献的收藏情况。如《山东省新编地方志目录》一书就收有山东省各类志书3519余种,地情资料944余种,这其中许多都是省馆目前没有收藏的。通过书目调查,地方文献工作人员可以及时了解本馆馆藏,有的放矢地进行征集工作。另外,要有目的、有重点地搞好社会调查,包括本省各有关单位正式和非正式出版物数量、种类、创刊日期、出版时间等方面的调查。在社会调查中应与各地史志办等相关单位保持密切联系,注意掌握各地的编史修志的动态、进度、重要的地方文献的发现情况等等。
2、加强分工、协作
(1)省、市馆间的分工
作为市级公共图书馆,它的地方文献资料收藏重点,应该是尽可能的将以专门记述本地区有关情况为内容的文献资料收集齐全。对这类文献资料的收集,大到综合反映本地区情况的书刊资料,小到单独记述本地区某一方面情况的书刊资料、记述本地区某一行业或一个部门情况的专门资料。而对那些包含有本地区有关情况在内的综合反映本省各地情况的文献资料可视经费等条件所限,有选择地收藏。对那些包含全国各地区或部分地区情况的文献资料,虽内容涉及本地区有关情况,也没有必要作为地方文献资料收藏。
作为省级公共图书馆,应重点收藏综合反映本省各地有关情况或部分地区有关情况的文献资料,收藏的越齐全越好。对那些包含本省有关情况在内的综合反映全国各地情况的文献资料,可视客观条件允许,尽量收集齐全。本省各地的繁杂的地方文献资料,由各地的公共图书馆去详尽地收集保存。作为省级公共图书馆则没有必要去广泛详尽的收集,避免形成本省范围内收藏地方文献资料的不必要重复。同时,作为省公共图书馆无论从现实的人力、物力,还是其它一些客观条件来讲,也都不可能把本省各地所有的地方文献资料收集齐全。对这部分文献资料,可根据为本省领导机关及有关部门提供各地地情资料的需要,去有选择地收藏,不强求齐全。
通过对省、市公共图书馆的地方文献收藏范围进行上述的分工,逐渐形成一个省馆齐全的,收藏有综合反映本省各地(两地以上)情况的地方文献资料;各市馆齐全的,收藏有专门反映本地区情况的地方文献资料的总体。这样一个由若干地方文献收藏点连成的地方文献收藏总体,就较好地反映出了本省完整、系统、齐全的地方文献资料情况,省、市馆间都有了自己较为明确的地方文献资料收藏侧重点,各馆还可以更好地集中人力、物力、财力,用于"重点"文献资料的广泛搜求上。
(2)组织上的协作与协调
地方文献工作在目前虽然已受到了各公共图书馆的普遍重视。但是由于各图书馆自身存在的客观情况限定了各图书馆对地方文献工作的重视程度,其具体做法不可能完全一致。因此,有必要采取各种可行的做法来达到各馆地方文献组织机构等情况的协调和统一。一是各图书馆有必要设置负责地方文献工作的专职人员(有条件的应设置地方文献部门)。二是要建立一个全省范围的地方文献工作协作组织。这个组织由各市馆的地方文献工作人员参加,由省馆的地方文献工作部门负责组织和召集开展有关活动。通过这样一个协作组织,加强各图书馆地方文献工作间的联系,对各馆(特别是省、市图书馆间)的地方文献资料收集、有关工作的协作与协调,以及地方文献工作中遇到的诸多问题开展经常性的讨论研究,制定和不断改进在地方文献工作中实施的各种措施和具体做法,以促进全省公共图书馆地方文献工作的不断发展和完善。三是从地方文献工作的长远需要着眼,各图书馆有必要设立地方文献资料专库或地方文献资料专架,对地方文献资料进行单独的存放和管理。这样做,有利于对馆藏地方文献资料的全面把握和充分利用,有利于地方文献资料的长期妥善保存。否则,由于馆藏的地方文献资料散布于其它各种书刊资料之中,会给整个地方文献工作带来很多的麻烦。