企业如何走出参会误区 2005-11-4 10:45:00
近年来会议经济发展迅猛，虽然会议经济的统计数据，一直涵盖在展览业，但大家普遍认同的“今年我国会展业仍以20%左右的速度快速增长”，足以说明会议经济的发展势头。作为刚刚起步的会议产业，因会议审批内容和范围减少，市场放开，在运营中还缺乏有关专业机构管理、指导和评估的情况下，发展中确实存在一些问题。其中有些主办会议的公司员工素质不高，参会企业对会议组织策划、会议内容和服务不够满意，尤其是个别不规范的公司滥竽充数，使企业在选择参会时总是心有余悸,甚至担心受骗上当。
《京华时报》2005年8月22日题为“中国财务论坛”被指欺诈的报道，为企业参会发出了警惕的信号，企业如何选择参会，需总结经验，减少盲目性。
一、选择参会要明确目的。参会与参展不同之处在于，参展目标是与市场有关，目的是通过观众群，直接销售产品。参会目标是会议内容，目的是及时了解有关政策法规，获取知识、信息和贸易机会。虽然企业参会动因各不相同，但为名人去参会，若是名人不到场，便大为失落是参会者普遍存在的误区。会议可分为学术研讨型、政策宣讲解释型、新闻发布型、贸易洽谈型、引资招商型、知识培训型、文化交流型等等，这类会议一般都是围绕经济形势的重大变化，新政策法规的出台，热点焦点问题，行业发展趋势分析，新技术新产品宣传等召开的，主要是以内容为主，参会领导和专家是根据内容需要来安排，同“名人演唱会”是有区别的。企业要分清会议的类型和内容需要，有针对性地选择参会。
二、客观分析会议宣传材料。很多企业反映，面对雪片般的各种会议通知、介绍等宣传材料眼花缭乱，要么扔进纸篓，要么选择那些承诺规格高的会议。事实上这两种态度均不可取，建议将会议材料整理归类，建立档案，一旦需要便于查找和分析。另外面对规格较高的会议，要客观分析承诺，应注意4个方面的问题：1.承诺有高层领导或著名专家参会，要看主办单位是否可靠，正规的主办单位在会议通知里一般都注明有“拟邀请”“被邀请的领导和专家正在沟通中，如有变化会尽快通知”等类似的字样，承诺非常客观。2.高层领导和著名专家云集的会议，特别是提前3个多月就承诺领导和专家能参会，企业要特别注意，因为高层领导和著名专家临时开会或出差等不确定因素多，参加活动的时间变数很大，承诺非常肯定是不客观的。3.会议选择档次较高的宾馆一般押金高，预定手续正规，不妨了解一下，可作参考。4.正规主办单位招商工作人员是经过培训的，在招商中不会随意发挥介绍、夸大其词、语言不文明、用强制性语言吓唬人，如：“必须派人参会”。相反招商人员礼貌客气、语言规范、让你自愿选择决定，一般可信度比较高。
三、了解有关背景资料，做到心中有数。目前各种会议的费用一般都不菲，但会议又保证不了让大家百分之百的满意。怎样才能防止参会费用不打“水漂”？要对会议有一个基本评估，需了解主办单位和具体承办单位的背景，凡是成功举办过知名品牌会议的单位或会议公司，其主办者或参办者的专业素质、策划能力、组织管理水平都是比较高的，而且具有一支实践经验丰富的团队。选择参加论坛、研讨、培训性质的会议，最好认定一下演讲人的资格和演讲领导的主管业务、专家的研究方向及权威性，争取能解决企业面临的主要问题。演讲领导、专家因突发情况不能到会是难免的，但人数不会多，负责的主办单位会采取补救措施，对会议内容质量一般不会有大的影响。
四、经常与主办单位沟通。会议是由主办单位、承办单位、协作单位以及宾馆服务各负其责，共同努力才能办好的但在会议的整个运作过程中，主办单位是责任主体，企业经常与主办单位取得联系，不仅能准确把握会议的策划目的，反映企业需求，而且对会议的组织、服务各环节中存在的不足反馈给责任主体，有助主办单位改进工作，提高办会质量。另外在激烈竞争的市场中，雷同主题或举办时间和地点撞车。一些不负责任的会议公司通过不正当手段参与竞争，随意抄袭别人的知识产权，假冒名义办会，严重侵犯了品牌会议组织者的权益，给我国会议市场带来不良的影响。企业若能经常与自己认为满意的主办单位联系，就能避免上“冒名会议公司”的当。