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增值型内部审计理念在采购合同中的应用

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消耗审计——事后审计。作为一种跟踪审计手段,主要目的是监督真实消耗,通过核实计划量与实际用量之间的差距,防止实物短缺、物资散失及变卖行为,实施专项审计并提出相关的管理建议。
总之,内部审计全面介入物资采购合同的签订过程,将审计重点前移,有利于将经济合同中隐蔽的权力公开化,集中的权力分散化;有利于成本费用的控制,最大限度地堵塞经济合同漏洞,有利于实现企业利益的最大化。
(二)实施信息化审计技术
物资采购合同审计涉及物流全过程,点多、面广、渠道繁多,这些都在客观上增加了审计工作的难度。随着网络技术的发展和计算机的普及,要在人员有限的情况下完成大量繁重的审计工作,必须采用信息手段为物资采购合同审计创造优越的条件,建立起具有较强操作性的审计工作平台。针对合同审计的特点,一方面,应进一步统一合同示范文本,实现实质性合同条款局域网络数据传输,建立合同审计部门与合同签订单位关于合同条款的网络接口,确保合同条款及时、准确的网络信息传递;另一方面,建立合同签审网络操作运行管理系统,实行网上合同签审制度,构建“不经审计,不得签订合约;不经审计,不得结算付款”的内部控制体系。
通过构建闭环回路,使签约审计和结算审计工作实现网上浏览,网上查阅,变人工核对为网上查看,变手工签字为网上点击,增加业务的公开和透明度,将审计人员从繁忙的工作中解脱出来,确保合同审计时效和审计结果客观公正。再进一步,合同审计职能还可以镶嵌在物资管理信息系统之中,物资管理信息系统中可建立计划管理、经营业务管理、库存管理、价格管理、供应商管理、配送管理、物资编码管理以及系统管理等模块。包括物资编码、物资需求信息、物资商情信息、合同文本、物资价格、库存物资信息等数据库。主要实现计划的网上传递与审核、采购方式的网上确定、订单的自动形成、价格的自动比对、合同及结算审批的网上控制、供应商信息的自动控制、网上招投标业务、各种信息的查询统计及报表的生成等工作。
(三)重点关注合同价款审计
增值型内部审计在确定审计对象时,往往关注高风险领域,不在低风险领域浪费时间,其出发点是,随着内外部经营环境的变化和新的审计技术的采用,原先一些潜在的经营风险已随着时间的推移而消散了。一个动态的企业应该有一个动态的风险态度,审计人员应该对非程序性、非常规性的事项更感兴趣,并通过实施审计来增加价值。正如ITT Hartford保险集团总审计师Howrd Masbacher所说,其审计部“正努力对商业事务更加敏感”,“除非有商业风险,否则我们不会审计。我们的审计部要通过具体的、真切的披露为本公司创造价值[4]”
物资采购合同是一种支出性经济合同,从风险分析上看,在审计过程中,合同的标的、数量、质量、履约时间、地点以及履约方式等,基本上要按照《合同法》的规定,进行程序化的文本性审查,在采用合同文本网上传输和网上签审等信息化手段审计技术后,审计功能将作为物流过程的一个必经环节,虚假合同、履约不力等问题能够被内部控制系统发现并很好解决。同时,由于物资采购合同的履行将导致经济利益流出企业,价格的高低将直接影响着企业的经济利益,而合同的价格受供求关系以及市场行情的影响,变动比较频繁,是敏感因素,因此,也是审计中的高风险因素。
为确保物资采购合同价格审定的科学、合理与公平,可以根据实际情况,采取以下价格审查方法。
1.价格咨询法。对于价格变动频繁且市场用量较大的通用材料,以及价格相对公开的产品,利用上网咨询、电话咨询等方式,掌握当期价格的升降幅度以及变动因素,从而提供合理的市场参考价格。
2.中标价格法。按照《招投标法》的规定,对大宗物资、大宗材料,采取货比三家的招标采购方式,落实中标价格和中标品种。
3.最高限价法。对政府定价的产品,价格相对稳定且价值较低的物资,根据历史资料,直接实行最高限价。
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